ACMF

                               Compte rendu de la réunion du 18  mai 2010

Présents: Sabine et Franck Vaquette, Jean Pierre Demuynck, Carole Floury, Jean Laroye , Yvonne Scohy, Esmeralda et Marie Laure Deram, Mouloud Mansouri, Nathalie Debel, Jean Michel Mackowiak, Freddy Wycke, Dorothée Collet,Daniel Pruvost, Brigitte Rogier, Delphine Marcant.

Debriefing de la journée du 9 mai 2010 

1000. Djurdjevic de GRAVEO situé à Zuydcoote, nous a offert un panneau de publicité aux couleurs de l'association car la bâche n'était pas là pour le 9 mai, celle-ci est arrivée ce jour. Les deux sont conservées par Carole.

Selon les dires du Maire, M. Paul Christophe, cette journée a redonné au village un esprit kermesse qui nous manquait à tous. Cette manifestation a eu un succès fou auprès du public. Dans l'ensemble bilan positif, néanmoins quelques points devront être revus afin d'améliorer l'organisation, si cette journée devait être reconduite.

Le système de PASS instauré pour les personnes extérieures qui nous ont aidées sera revu avec un système de tickets.

Pour les poneys,nous pensons à un système de fiche. Cette fiche indiquera pour chaque poney le temps de repos. Nous pensons également à échelonner les ventes de tickets en fonction de l'affluence pour éviter une trop longue attente aux enfants et aux parents, ou encore un système d'heure, de 10H-13H00 puis 14H30-17H30.

Merci aux membres de l'association CSO de la Ferme Sainte Foy qui sont venus animer les jeux poneys, toutefois un plus grand nombre de participants, surtout des adultes, était attendu.

Le repas sera revu, on pense à une friterie pour nous dégager d'un poste très important à gérer.

Au sujet des spectacles , de très bons échos. Equipaction a apprécié la journée, de même que Jean Marie Pottier, David Bats et Chloé qui a eu des contacts pour son association.

Il fallait s'en douter, le château gonflable a été victime de sa popularité, nous avons eu une énorme affluence d'enfants de tous âges, nous devons prévoir un roulement de personnes pour la surveillance, faire des groupes d'enfants pas âge et par nombre et limiter le temps à 5min. Delphine qui a l'habitude de gérer les enfants s'en est très bien sortie mais a reconnu que c'était très prenant.

Nous tenons à remercier toutes les personnes extérieures à l'association qui nous ont beaucoup aidées et notamment Jean Noël qui travaille à la commune, les employés municipaux pour la préparation du terrain dont la tonte, le non traitement des pelouses (pour les chevaux) , le nettoyage du skate park et du terrain lui même, nous remercions également les éclaireurs de France qui nous ont aidés pour le montage et le démontage des tentes qu'ils nous ont prêtées et merci aussi aux familles des adhérents qui ont apportées leur soutien et leur aide à tous les postes. Les affiches nous ont été offertes, le toilette public, les groupes électrogènes, le camion frigorifique prêté par Jackie Geldohf, les barres de fer pour le maréchal, les boissons qui viennent de la brasserie de Saint Omer. Un grand merci à Michel Vanliechterveld pour son aide et son soutien.

Il y a eu 160 tours de poneys, 80 de calêche et 120 de rodéo.

Plusieurs idées sont ressorties de ce débriefing:

-Une idée de nommer un responsable tout poste qui ferait le tour tout au long de la journée pour faire relayer les personnes et voir si elles ont besoin d'aide, a été émise. Carole pense, et elle n'est pas la seule, que dans une association de bénévoles comme la nôtre chaque membre doit faire preuve de motivation et de prise en charge individuelle, si néanmoins elles avaient besoin d'aide, l'intendance générale avait été confiée à Freddy, qui avait organisé la quasi totalité de cette journée avec l'aide de Carole. N' oublions pas que la responsabilité de chacun est engagée et qu'un engagement doit être tenu.

-Présentation de l'asso à faire.

-Annoncer les différentes activités de la journée au micro, taureau avec les lots avec horaire de la remise des lots, les passages des différents artistes....

-Le système de lots pour le taureau mécanique sera reconduit avec 3 catégories, enfant, ado et adulte.

Les membres de l'asso, leur famille et les artistes présents seront exclus de la loterie.

-Donner des fers aux écoles pour les décorer afin de les vendre.

-Prévoir de faire le tour de la calèche en amont de la manifestation car il semblait être trop long.

-Revoir la disposition de la caisse.

Si éventuellement une troisième journée est organisée nous verrons comment nous pourrons nous étendre avec l'aide de la commune de Zuydcoote, voire un appui des Dunes de Flandres et de la Communaute Urbaine de Dunkerque.

Autre information  

Remise des rapports sur la position des panneaux du Conseil Général des circuits pour fin juin.

Prochaine réunion le 22 juin 2010  à l 'espace Robert Merle à 19h30 .