ACMF

Compte rendu de la réunion du 19 janvier 2018

Présents :

WICKE Freddy (Président), BLONDEEL Angélique (Vice-présidente), HUIBAN Sylvie (Trésorière), GIBON Fanny (Trésorière adjointe), ARCHIMBAULT Laure (responsable communication rallyes, administration blog et facebook), BEUN Françoise (Secrétaire et rédactrice)

BIS Sébastien, CHAPLIER Jean Claude, DISLAIRE Simon et Bastien, HELIN Fabrice, HOVAERE Mickael, LAROYE Jean, PEZANOWSKI Richard, RODRIGUEZ Laurence, ROMIGUIERE Anne, SCHOHY Yvonne

Absents excusés :

DISLAIRE Léa (Secrétaire adjointe), BAREYRE Eveline, BOLLIER Clémentine, CAMBIER Bruno et Lilian, DEJONGHE Elora, INNOCENTE Sylvie, LEMARRE Laurence, LESCEUX Stéphane, MANSOURI Mouloud, MARCANT Delphine, RICHEZ Thierry, SALEMBIER Catherine et Jean Luc, T’KINDT Sylvie, VANHEE Morgane, WICKE Gérard

Ordre du jour :

Représentation de l’ACMF à l’extérieur

Date du rallye transfrontalier ACMF

Point sur les licences

Calendrier des rallyes extérieurs

Proposition de sorties pour l’année

PDIPR

Questions diverses

Présentation des vœux par le Président, en son nom et celui des membres du bureau, aux adhérents présents.

Représentation de l’ACMF à l’extérieur

Le Président rappelle que l’ACMF est avant tout une association de cavaliers et non pas de gastronomes. Que le but est de sortir à cheval et non pas de venir uniquement aux repas.

Il rappelle également que lors des rallyes, que ce soit à l’extérieur ou ceux organisés par l’ACMF, le port du blouson ou polo ACMF est obligatoire, afin de représenter notre association, en effet il est très important de porter nos couleurs lors des manifestations équestres si nous voulons être connus et reconnus.

En cas d’inscription par l’ACMF aux rallyes, si vous vous êtes engagés à venir, il est impératif de tenir votre engagement et de venir à cheval (sauf cas de force majeure), sinon il vous sera demandé de rembourser le montant de l’inscription idem si vous ne portez pas les couleurs ACMF.

Date du rallye transfrontalier de l’ACMF

Le dimanche 20 mai 2018. Même formule que l’année dernière, c’est-à-dire encas sur l’itinéraire et repas sur l’espace vert de Zuydcoote à l’arrivée.

La marée basse étant à 12 H, les cavaliers partiront de l’espace vert en direction de la plage, pour ressortir à LA PANNE, passeront dans le Bois de LA PANNE, près de la serre d’ADINKERQUE puis près des 3 Etangs pour rattraper la passerelle enjambant le canal de FURNES, le CABOURG, direction la Dune aux pins, puis passage par GHYVELDE et retour par le chemin Brun à l’espace vert.

Concernant le balisage du rallye, il est interdit de mettre de la peinture au sol en Belgique car le Natuur Environnement belge n’apprécie pas. Il faudra donc mettre des plaquettes et débaliser le lendemain du rallye. Travail à faire « consciencieusement » car tous les ans l’organisme rappelle le Président (pour diverses raisons) car ils sont très tatillons.

Selon le souhait des participants au rallye, qui trouvaient que l’encas situé à la Dune aux pins était trop proche de l’arrivée donc du repas, il est envisagé de faire cet encas non loin de la serre avant les rails de chemin de fer sur l’espace de verdure. Prévoir également de l’eau pour les chevaux (Fanny se propose de ramener une tonne à eau avec une remorque)

Proposition pour le repas : poulet, pommes de terre sautées, salade, fromage, crumble avec boule de glace

Point sur les licences

A ce jour 49 licences. Par rapport à 2017, il y a 16 licences en moins pour diverses raisons (plus de cheval, cavaliers ne montant plus, déménagements, ont quitté l’association, partis en club….), mais rien d’inquiétant puisqu’il faut 30 licences pour obtenir le remboursement par la FFE.

Calendriers des rallyes extérieurs

Non communiqués à ce jour par les CDTE 62 et CRTE5962.

Proposition des sorties de l’année

Pour l’instant seulement la ST HUBERT de ZUYDCOOTE le samedi 6 octobre 2018.

A revoir lors des prochaines réunions.

PDIPR

A priori nos interlocuteurs concernant la transmission des rapports de balisage ont changé, nous devrons contacter désormais Nathalie LEDUC et Isabelle RENARD chargées des dossiers toutes thématiques confondues sur les zones Flandre maritime et Flandre intérieure.

QUESTIONS DIVERSES

Blousons (25 €) : il en reste 3 (taille S, M et L)

Polos (15 €) : il reste 4 coupe homme (taille 2L, 1XL et 1 XXL) et 8 coupe femme (taille 2S, 2M, 2L et 2XL)

N’hésitez pas à demander le vôtre, s’il manque votre taille, une commande peut être refaite.

Il reste également 21 casquettes (10 €).

Il est prévu l’investissement d’un barnum de dimensions 4 m x 8 m pour accueillir les cavaliers lors de nos rallyes. Après présentation de la documentation, le projet est adopté et la commande sera passée prochainement.

La Trésorière demande le compte-rendu de l’Assemblée Générale pour la banque, celui-ci sera diffusé par le Président prochainement.

La réunion se termine sur la dégustation des délicieuses galettes offertes par l’ACMF et le pot de l’amitié.

Compte rendu de la réunion de bureau du 16 mars 2018

Présents :

WICKE Freddy, BLONDEEL Angélique, HUIBAN Sylvie, GIBON Fanny, ARCHIMBAULT Laure, BEUN

Françoise (rédactrice)

Absente excusée : DISLAIRE Léa

Ordre du jour :

- Rallye transfrontalier ACMF

- Point sur les licences

- Assurance lors de la manifestation du Téléthon

- Informations diverses

Rallye transfrontalier de l’ACMF

Suite à un article paru dans l’Estafette N° 136 concernant la nouvelle réglementation des randonnées

sur la voie publique, à priori les formalités administratives sont allégées.

Concernant l’organisation de manifestations sans chronométrage, sans classement et sans horaire

fixé à l’avance, le seuil à partir duquel l’organisateur doit effectuer une déclaration passe de 25

chevaux à plus de 100 participants.

Ainsi l’organisateur devra déposer une déclaration à l’autorité administrative à savoir :

- A la Mairie lorsque la randonnée se déroule sur le territoire d’une seule commune

- A la préfecture lorsque la randonnée se déroule sur le territoire d’un seul département

Cette déclaration devra parvenir à l’autorité administrative compétence dans un délai d’un mois

avant la date de l’évènement.

Un mail a été adressé par Françoise au CRE pour avoir des informations plus précises.

Pour l’instant il est donc décidé par Freddy de faire éventuellement un courrier d’information à la

Préfecture en plus des courriers habituels aux Mairies de GHYVELDE, ZUYDCOOTE, LA PANNE ainsi

que le formulaire à NATUUR & BOS.

Lors de l’inscription au rallye, une attestation sera signée par les participants certifiant qu’ils

possèdent une assurance responsabilité civile et que leur cheval est à jour selon la législation en

vigueur.

Nouvelle concertation sur le lieu de l’encas. Finalement le lieu retenu est sur la commune de LA

PANNE, « Groene biezenlaan » sur la partie sablonneuse peu avant l’entrée dans le Bois.

Laure finalisera les tracés des parcours chevaux et attelage et les transmettra à Françoise pour

transmission aux mairies et à NATUUR & BOS.

Suite à cette nouvelle réglementation, il sera également demandé par Françoise à tous les adhérents

de l’ACMF de transmettre les N° de SIRE ou N° du transpondeur et une attestation d’assurance RC

afin de pouvoir participer aux rallyes extérieurs. Sans réponse de la part des membres, l’ACMF ne

prendra pas en compte la participation du membre défaillant.

Point sur les licences

A ce jour 53 licences et 5 adhérents sans licence.

Assurance lors de la manifestation du Téléthon

Freddy a informé par mail le 1 er décembre 2017 le Cabinet PEZANT, veille de la manifestation du

Téléthon de ZUYDCOOTE, que l’ACMF effectuait des baptêmes à poney.

Le cabinet PEZANT a répondu à Freddy par mail, le 14 février 2018, que l’ACMF n’était pas couverte

en cas d’accident lors des baptêmes à poney vu que l’ACMF n’est pas propriétaire des équidés.

Heureusement, il n’y a eu aucun problème

Il leur sera adressé un courrier afin d’avoir plus d’explications sur cette réponse plus que tardive

puisqu’ils ont un devoir de conseilleur. Nous leur demanderons également si l’ACMF serait couverte

en cas de location d’équidés.

Informations diverses

Le barnum et les lampe (destinées aux participants du rallye) sont arrivés. Il faudra tester le montage

du barnum avant le rallye.

Poulet réservé pour le rallye. Il est rappelé par Freddy que les décisions prises lors de réunions n’ont

pas à être modifiées ultérieurement. Certains membres sont tout à fait d’accord sur cette règle,

d’autres pas.

Le repérage du rallye se fera comme tous les ans par les adhérents. La date du 28 avril est retenue.

Le code secret pour accéder au site FFE sera modifié car il avait été transmis à une adhérente qui n’a

pas repris sa licence à notre association.

Sylvie demande à Françoise le PV de l’AG pour la banque. Françoise le lui transmettra.

Compte rendu de la réunion du 14 mai 2018

Présents :

WICKE Freddy, BLONDEEL Angélique, HUIBAN Sylvie, GIBON Fanny, ARCHIMBAULT Laure, LECLERCQ

Bernard, LECLERCQ Françoise, LECLERCQ Catherine, CHAPLIER Jean Claude, HELIN Fabrice et BEUN

Françoise (rédactrice)

Liste des bénévoles présents au rallye :

Les présents (sauf Catherine qui fera le rallye), RODRIGUEZ Laurence, LAMBLOT Marion, BAREYRE

Evelyne ou CAMBIER Bruno et CAMBIER Lilian, DEJONGHE Elora, DISLAIRE Bastien, DISLAIRE Léa (sous

réserve le matin), MANSOURI Mouloud, MASCOT Marcel, SEGERS Morgane

Absents excusés :

MARCANT Delphine, ROMIGUIERE Anne, T’KINDT Sylvie, LESCEUX Stéphane, HOVAERE Mickaël,

DEZOBBRY Florence, PEZANOWSKI Richard,

Ordre du jour :

- Organisation du rallye transfrontalier ACMF

« « « « « « « « «

Les courses seront faites vendredi matin par Freddy et Françoise.

Le balisage et débalisage seront effectués samedi et dimanche (voire lundi) par Laure et Françoise

(prévoir colsons, plaques de balisage, bombe, rubalise, plans)

Le rendez-vous pour les bénévoles est fixé dimanche 20 mai à 7 h 30 à l’espace vert de Zuydcoote

pour :

- Montage du barnum et éventuellement de la tente en fonction de la météo

- Installation des tables et bancs

Toutes les équipes auront :

- une feuille avec les numéros de téléphone de chacun

- une liste de N° d’inscription qu’il faudra cocher en fonction du passage des cavaliers dans le

but de prévenir les équipes suivantes du dernier cavalier passé

- Se munir d’un stylo

A charge de chaque équipe de vous munir des outils, fournitures que vous aurez besoin pour tenir

votre poste, veuillez signaler samedi matin dernier délai s’il vous manque quelque chose.

Toutes les équipes sans exception porteront le blouson, la casquette ACMF et surtout les gilets jaunes

du CRE fournis par l'association (à rendre en fin de journée).

Merci à chaque équipe de prendre des photos du passage des cavaliers aux différents points que vous

surveillez pour les transmettre à Laure qui les mettra sur le blog et facebook.

Avant de partir aux points à sécuriser, les équipes sont priées d’aller voir au bureau des inscriptions le

nombre de participants. Pour les équipes 1 et 2 passer un coup de fil

Planning

- Aide au parking des vans sur l'aire : 1 personne (Marcel)

- Accueil, inscription, distribution des souvenirs, plaques, numéros (à mettre à droite du

cheval) et carte : 4 personnes (Sylvie, Laure, Fanny, Elora). Mise à disposition du classeur

« spécial rallye » avec toutes les autorisations à rendre à Françoise B en fin de journée

1 ère équipe : Descente plage Zuydcoote - 2 personnes (Angélique et Bastien)

Mise en place dès le départ du premier cavalier de l'espace vert et jusqu'au dernier ou au plus tard

11h00 car le dernier doit partir au plus tard à 10h30.

--> Départ pour l'encas une fois le dernier randonneur passé

2ème équipe : Remontée plage de La Panne (prendre le panneau ACMF rigide) - 1 personne (Jean

Claude)

Mise en place à 10h00 ou 10h30 en place ou 1/2 heure après le départ du premier cavalier.

--> Retour à l’espace vert de Zuydcoote pour effectuer le ramassage de crottins

ENCAS : 6 personnes (Sylvie, Elora, Angélique, Bastien, Bernard et Françoise L)

A prévoir : 1 ou 2 tables, « parasol avec pied ou barnum », couteaux, torchons, lingettes, papier

sopalin, boissons, pain, beurre, verres, sacs poubelle, décapsuleur, stylos

3ème équipe : avant la serre TROPIFLORA, traversée de route sortie bois, lotissement Allemand - 2

personnes (Fabrice et Marion)

Mise en place 11h00 (sur une base de départ du premier à 9h30)

--> Retour à l’espace vert une fois le dernier randonneur passé

4ème équipe : tourne à droite avant les Trois Etangs pour longer la voie ferrée jusqu'à Wimpie - 2

personnes (Evelyne ou Bruno et Lilian)

Mise en place 11h00 (sur une base de départ du premier à 9h30)

--> Retour à l’espace vert une fois le dernier randonneur passé

5ème et 6ème équipes : Passerelle Adinkerque -Traversée Route de Furnes - 1 personne avant

passerelle (pour faire mettre pied à terre les cavaliers) – 2 personnes après passerelle (prévoir un

Montoir) (Laure, Fanny et Laurence)

Mise en place 11h30 (sur une base de départ du premier à 9h30) - Une voiture avec Girophare

- --> Retour à l’espace vert une fois le dernier randonneur passé

7ème équipe : Pont de Zuydcoote - 4 personnes (Jean Claude, Mouloud, Morgane, Françoise B)

Surveiller l'arrivée les randonneurs et faire traverser la route vers l'espace vert. - Une voiture avec

Girophare

Ramassage crottins fin matinée sur Zuydcoote (de l’espace vert à la salle R. Merle) : 1 personne (Jean

Claude)

Reprendre numéro de participation aux cavaliers sur l’espace vert : 3 personnes (Marcel, Bruno,

Lilian)

Une permanence sera assurée à l'espace vert afin de surveiller la zone, de préparer l’encas pour les

attelages (Léa, Marcel, Mouloud, Françoise, Morgane) et de réceptionner la rôtisserie (Freddy).

Le repas des bénévoles sera pris en fonction du timing au fur et à mesure (sachant que la rôtisserie

est là de 13 H 30 à 15 H 30).

Tarifs :

- 15 € extérieurs cavaliers

- 10 € extérieurs accompagnants

- 8 € cavaliers ou attelage sans repas

- 12 € adhérents cavaliers

- 10 € adhérents accompagnants

- 5 € bénévoles du jour

La tonne à eau prêtée les années précédentes par Claude ROGIER étant devenue obsolète, l’achat

d’une nouvelle tonne à eau vendue au prix de 40 € sur Ghyvelde est concrétisé lors de la réunion et

sera récupérée demain par Freddy.

MEMO :

Un planning avec contacts sera transmis à chaque équipe le jour J.

A ramener : Girophare, montoir, pelle et balai, gilets fluo CRE, rallonge électrique, colsons, seaux à

eau pour chevaux, tonne à eau, banderole PADD, banderole ACMF, panneau rigide ACMF, couteaux,

torchons, lingettes, table, stylos,

A faire :

- une fiche avec les prix : Françoise

- préparer le classeur « spécial RALLYE » : Françoise

- tirage des cartes, des fiches d’inscription, des numéros à mettre sur les chevaux : Laure

La réunion se termine sur la présentation du blouson imperméable qui sera vendu au prix de 50 € au

lieu de 74 € et du gilet à 35 € au lieu de 46,60€ aux couleurs de l’ACMF.